Jumat, 22 Juni 2012

Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata “Arsip” yang berasal dari bahasa Yunani yaitu archium, artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut felum (bundel) dalam bahasa Inggris file.
Kearsipan (filing) adalah sesuatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan tersebut dengan cepat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.
Beberapa defenisi tentang kearsipan yang dikemukakan oleh beberapa sarjana yaitu :
Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan pengertian arsip :
  • Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  • Naskah-naskah yang disebut dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan-kehidupan kebangsaan…..)
Dalam Seminar dokumentasi arsip kementrian-kementrian diselenggarakan di Jakarta pada tanggal “23 Februari 1957, telah memberikan defenisi arsip sebagai kumpulan surat maupun sebagai suatu badan yang selayaknya berbunyi sebagai berikut:
  • Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan aksi transaksi, tindak tanduk, dokumenter yang disimpan, sehingga pada tiap-tiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melakukan tindakan-tindakan selanjutnya.
  • Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan-pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam pemerintahan, maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun keluar dengan suatu sistem yang tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan………..
Secara teoritis menurut fungsinya arsip dibedakan dalam 2 (dua) segi yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Sebagai petugas arsip yang baik, diperlukan sekurang-kurangnya 4 (empat) syarat yaitu :
  1. Ketelitian
  2. Kecerdasan
  3. Kecekatan
  4. Kerapian
Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip pada pokoknya dikenal 5 (lima) macam sistem penyimpangan arsip yaitu :
  1. Penyimpanan arsip menurut abjad
  2. Penyimpanan menurut wilayah
  3. Penyimpanan menurut nomor
  4. Penyimpanan menurut tanggal
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:
  1. Menerima warkat
  2. Mencatat warkat
  3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
  4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu
  5. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip
  6. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan Iain-Iain
Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain adalah :
  1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
  2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang dipindahkan dari unit lainnya, serta di samping itu masih ada anggapan, bahwa siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam bidang kearsipan.
  3. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
  4. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
  5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.
  6. Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip termaksud.
  7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.
  8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk dan tidak dapat tertampung lagi.
  9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya).

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar